Success Story: Erfolgreiche CCM-Transformation bei der Wüstenrot Österreich mit der Serie M/ von kwsoft®

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Die Ausgangssituation

Anfang 2023 gab der Hersteller bekannt, dass DocFamily (Assentis) mittelfristig nicht weiterentwickelt wird. Auch bei der österreichischen Wüstenrot Gruppe war schnell klar, dass die bestehende CCM-Lösung strategisch neu bewertet werden musste. Die Ablösung von Assentis war also nicht nur eine technische, sondern auch eine strategische Entscheidung von großer Tragweite.

Statt kurzfristig zu reagieren, entschied sich Wüstenrot für einen strukturierten und umfassenden Evaluierungsprozess. Ein detaillierter Anforderungskatalog mit über 260 Fragen aus den Bereichen Technik, Fachlichkeit, Datenschutz und Due Diligence bildete die Grundlage für eine Ausschreibung, an der neun Anbieter aus dem CCM-Bereich teilnahmen. Nach einem mehrstufigen Bewertungsverfahren mit intensiven Proof-of-Concept-Phasen setzte sich kwsoft® mit der Serie M/ deutlich durch.

„Neben der partnerschaftlichen Zusammenarbeit überzeugten uns insbesondere die hohe Flexibilität im Dokumentendesign, die vielseitigen technischen Integrationsmöglichkeiten sowie die funktionale und intuitive Handhabung des M/TEXT TONIC Editors, die von den Anwenderinnen und Anwendern von Beginn an positiv aufgenommen wurde.“
Bernhard Wögrath, Tribe Lead Technology Development im Customer & Communication Management bei der Wüstenrot Technology GmbH

Der Projektverlauf

  • Im April 2024 fiel die finale Anbieterentscheidung, im August desselben Jahres folgte die Vertragsunterzeichnung und damit der offizielle Start der Implementierungsphase. Der erste zentrale Schritt war die Konzeption einer tragfähigen Integrationsarchitektur.
  • Die Serie M/ wird auf der unternehmenseigenen OpenShift-Cloud-Containerplattform betrieben und durch ein bewährtes Linux-Server-Konzept für die Verarbeitung großer Datenmengen ergänzt. Das bestehende DB2-Datenbanksystem ließ sich nahtlos integrieren und komplettiert die Architektur. Durch die Einbindung zentraler Security- und Identity-Services wie Keycloak, IDM und LDAP sowie durch stabile Anbindungen an Datenbank-, Archiv- und Batch-Systeme entstand eine hochverfügbare, sichere und skalierbare Infrastruktur, die den zuverlässigen Betrieb in allen Umgebungen gewährleistet.
  • Parallel dazu wurde ein robustes technisches Framework für die zukünftige Kundenkommunikation aufgebaut, das alle Dokumenten-, Formular-, Mail- und Archivprozesse standardisiert und End-to-End integriert. Sicherheit, Verschlüsselung, Berechtigungskonzepte und ein konsistentes Fehlerhandling wurden dabei umfassend berücksichtigt.
  • „Gleichzeitig entstand ein fachliches Framework, das eine einheitliche, wiederverwendbare Basis für Briefe und E-Mails schafft. Mehrsprachigkeit, Barrierefreiheit, komplexe Empfängerszenarien und dynamische Inhalte können damit effizient und konsistent umgesetzt werden“, erläutert Manuela Tuba-Fichtner, CCM-Spezialistin und Vorlagendesignerin bei der Wüstenrot Gruppe.
  • Durch klare Projektstrukturen, die Einführung von GIT für den Design-Workflow und gezielte Unterstützung der Fachbereiche wurde nicht nur ein neues System eingeführt, sondern auch nachhaltige Kompetenz im Unternehmen aufgebaut.
  • Im Februar 2025 wurde ein entscheidender Meilenstein erreicht: Der erste mit der Serie M/ erstellte Brief konnte erfolgreich aus einer unserer internen Business-Applikationen geöffnet werden. Die Integration in die bestehende Systemlandschaft und der technische Durchstich waren damit erfolgreich gelungen.
  • In den darauffolgenden Monaten wurden weitere anspruchsvolle Herausforderungen gemeistert, darunter die Anbindung an bestehende Datenprozesse zur Empfängerauswahl, die Integration eines komplexen Beilagen-Managements sowie die Kopplung an das interne Genehmigungssystem. Auch nicht-funktionale Anforderungen wie Monitoring, Fehlerhandling und Ressourcenmanagement wurden konsequent umgesetzt und weiter optimiert.

Der Go-Live

Im Dezember 2025 startete schließlich der Pilotbetrieb in Produktion. Der erste große Batchlauf – der Bausparkontoauszug mit über 600.000 Sendungen und mehr als einer Million Seiten – wurde erfolgreich durchgeführt und bestätigte eindrucksvoll die Leistungsfähigkeit und Skalierbarkeit der neuen CCM-Plattform.

Zeitgleich gingen erste interaktive Dokumente wie Kreditvertrag und Schuldschein in den produktiven Einsatz und wurden unmittelbar im Tagesgeschäft verwendet.

Im Jahr 2026 steht die vollständige Umstellung aller Prozesse und Dokumente auf die neue CCM-Plattform im Fokus. Gleichzeitig entstehen kontinuierlich neue Features und Optimierungen, die das System noch stabiler und nutzerfreundlicher machen. Auch der infrastrukturelle Ausbau für weitere Standorte wird vorangetrieben.

Die Integration der Serie M/ ist damit nicht nur abgeschlossen, sondern bildet das stabile Fundament für die zukünftige Kundenkommunikation der Wüstenrot Gruppe.

Fazit

Die Entscheidung für die Serie M/ von kwsoft® hat sich als strategisch richtig erwiesen. Die Lösung verbindet moderne Technologie mit hoher Flexibilität, vielseitigen Schnittstellen und leistungsfähigem Dokumentendesign.

Sie ermöglicht weit mehr als klassische Output-Erstellung und schafft die Basis für skalierbare Omni-Channel-Kommunikation und automatisierte Prozesse.

Damit ist es gelungen, aus einer zunächst unsicheren Marktsituation eine nachhaltige Erfolgsgeschichte zu entwickeln – mit einer zukunftsfähigen CCM-Plattform als starkem Kern der Kundenkommunikation der Wüstenrot Gruppe.