SmartPDF – Digital kommunizieren
Die Chance:
Geschäftsprozess vereinfachen durch Digitalisierung
Die Ausgangslage: Die Außendienstmitarbeiter des international tätigen Schmuckunternehmens Pregis besuchen ihre Kunden, die Schmuckhändler, in regelmäßigen Abständen. Beim Kundenbesuch werden Daten wie Bestellungen, Prognosen, etc. erfasst und aktualisiert. Zur Erfassung dieser Daten wird die „Customer Meeting List“ genutzt. Sie stellt zu Beginn des Besuchs die bestehenden Kundendaten aus dem CRM-System bereit, entsprechende Änderungen werden erfasst und anschließend zum CRM zurückgeschrieben, das nötige Folgeaktionen startet. Dafür wurden bislang gedruckte Papier-Listen eingesetzt, die zwei Medienbrüche enthielten – zwischen CRM und Außendienst und zwischen Kunde und CRM. Das bedeutete hohe Anfälligkeit für manuelle Übertragungsfehler sowie viel Aufwand an Zeit, Personal und Kosten.
Die Lösung:
Ein durchgängig digitaler Prozess
Gemeinsam mit dem internationalen Integrationspartner Pregis entwickelte kühn & weyh die passende Lösung für diese Problemstellung. Der kleine, aber entscheidende Unterschied im neu entwickelten Prozess: Die Customer Meeting List wird den Außendienstmitarbeitern nicht mehr, wie zuvor, gedruckt und in Papierform übergeben, sondern digital in Form von ausfüllbaren PDFs bereitgestellt. Der neugedachte Prozess enthält folgende Prozessschritte:
- Der Außendienstmitarbeiter fordert das Datenblatt für den geplanten Kundenbesuch an.
- SAP CRM stellt die Daten via Webservice als XML bereit. Das OMS erzeugt daraus eine ausfüllbare und maschinell wieder einlesbare PDF-Datei und schickt sie an den Mitarbeiter.
- Beim Kundenbesuch erfasst der Außendienstmitarbeiter die aktuellen Daten (Bestellungen) und schickt das ausgefüllte PDF Formular gleich zurück an die Zentrale.
- Das Input Management extrahiert die Daten, aktualisiert damit SAP CRM, wodurch ggf. Folgeaktionen gestartet werden. Schließlich erstellt es eine Read-only PDF-Kopie für den Kunden.
Fazit:
So einfach geht Digital!
Auf der Basis von Standardsystemen beim Output- wie beim Input-Management wurde ein durchgängig digitaler Prozess etabliert. Der spart nicht nur Zeit und Ressourcen, weil er komplett ohne Medienbrüche auskommt. Er ist auch wesentlich moderner und einfacher zu bedienen als der papiergebundene Prozess.